Załóżmy, że od jakiegoś czasu zastanawiasz się nad założeniem własnej firmy, ale po pracy masz już dość.
Harujesz od 9 do 17 i wieczorem nie masz siły, żeby usiąść do komputera. Kiedy przychodzi weekend, marzysz o tym, żeby rozsiąść się na kanapie z piwem w ręku.
A co jeśli mógłbyś podwoić swoją efektywność pracy, zmienić styl życia, i odzyskać kilka godzin czasu wolnego dziennie?
Po tym wpisie będziesz nie tylko lepiej zarządzać swoim czasem, dowiedz się, jak powinno wyglądać zarządzanie sobą w czasie, ale też zrozumiesz istotę produktywności.
Efektywne zarządzanie czasem pracy i odpoczynku polega na zarządzaniu energią, ludźmi oraz kapitałem.
Samym czasem nie można efektywnie zarządzać. Nie można nim zarządzać wcale
Zarządzanie czasem pracy i odpoczynku oznacza zarządzanie sobą w czasie.
Wszystko fajnie, ale dlaczego miałbyś lepiej zarządzać czasem?
Krok 1: Czas to pieniądz.
Współczesny przedsiębiorca ciągle nie ma czasu. W ciągu dnia próbuje zrealizować setki zadań w tym samym czasie, a wieczorem ma poczucie, że nic nie zrobił. Należy odróżnić samą aktywność od wykonywania rzeczy istotnych. Możesz siedzieć w pracy po 12h i nie realizować swoich celów.
Znam też ludzi, którzy spędzają długie godziny w pracy, ale większość tego czasu marnują. Nie wiedzą bowiem, jak powinno wyglądać racjonalne gospodarowanie czasem.
Zarządzanie czasem nie jest trudne, gdy poznasz wartość każdej godziny. Jeśli zrozumiesz, że często zakłócanie czasu pracy, rozmaite rozpraszacze i inne mniej istotne zadania niweczą Twoją produktywność. Gdy zdasz sobie z tego sprawę, zyskujesz świadomość, ile rzeczywiście tracisz pieniędzy, gdy marnujesz czas.
Zauważyłem, że ludzie wolą chronić stare graty w garażu, niż najcenniejszy zasób… własny czas. Tymczasem musisz walczyć o swoje. Efektywne zarządzanie czasem wymaga radykalnych środków.
Dlatego najpierw wykonamy proste ćwiczenie.
Musisz policzyć, ile jest warta godzina Twojego cennego czasu.
W tym celu bierzesz zarobek i dzielisz go przez liczbę przepracowanych godzin.
Oczywiście nie pracujesz przez 24h na dobę. Dlatego nie możesz podzielić wypłaty przez ilość dni. Musisz ocenić, ile czasu spędzasz rzeczywiście w pracy.
Załóżmy, że zarabiasz 60 000 złotych rocznie.
Odrzucając weekendy, święta, urlopy.
Załóżmy, że pracujesz 220 dni.
I teraz robimy prostą matematykę.
Minimalny koszt jednej godziny: 60 000 : 220 dni : 8 godzin = 34,09 zł
Rzeczywisty koszt 1 godziny: 34,09 zł * 3 = 102,27 zł.
Dlaczego pomnożyłem razy 3?
Tak jak pisałem wyżej.
Nie jesteś produktywny przez cały czas w pracy. Dużo czasu marnujesz, zdarzają się też rozmaite czynniki zewnętrzne, które zajmują Twój czas.
W powyższym przypadku produktywna godzina kosztuje Cię 102 zł.
Swój czas w pracy możesz wykorzystać na robienie rzeczy ważnych, które prowadzą do realizacji celów. Możesz też w tym samym czasie skrollować głupie dupy na Instagramie.
Tak naprawdę każdego dnia stoisz przed wyborem.
Realizujesz ważne zadania, które prowadzą do wyznaczonych celów lub zachowujesz się jak ameba.
Znając wartość produktywnej godziny łatwo policzyć, ile czasu marnujesz wchodząc na media społecznościowe. Istnieją aplikacje na telefony i komputer, które mogą w tle rejestrować, co robisz. I na czym się skupiasz. Następnie musisz przeanalizować, gdzie ucieka cenny czas.
Niektóre czynności i działania w firmie musisz wykonać np. trzeba wystawiać faktury. Należy jednak takie czynności outsourcingować. W ciągu dnia realizujemy setki czynności, które lepiej zlecić.
Pamiętasz słowa Henryka Forda?
“Jeśli jest ktoś, kto może zrobić to szybciej lub taniej niż Ty, nie ma sensu, żebyś robił to sam?”.
Teraz już wiesz, co miał na myśli.
Krok 2: Wykorzystaj czas stracony do realizacji celów nadrzędnych.
Zarządzanie czasem polega na zarządzaniu sobą w czasie. Dlatego należy produktywnie wykorzystywać każdą możliwą minutę.
Jak zarządzać czasem? Dyscyplina jest kluczem. Polecam Ci usiąść w niedzielę lub poniedziałek rano i zaplanować cały tydzień. Planowanie jest wszystkim. Lepszy jakikolwiek plan, niż brak planu, jeśli chcesz znaleźć sposób na efektywne zarządzanie czasem.
Twój harmonogram powinien być dokładny i napięty.
W Hollywood nikt nie nagrywa filmu bez scenariusza. To czemu planujesz życie bez harmonogramu?
Ustal priorytety.
Rzeczy ważne wykonuj w pierwszej kolejności. Najlepiej z samego rana.
Polecam Ci kalendarz Google lub ten wbudowany w komputer.
Zapisz o której zamierzasz rozpocząć i zakończyć dane zadanie. Ta metoda ułatwi Ci życie.
Zarządzanie czasem nie jest tak proste jak większość ludzi uważa.
Dlatego najlepiej zaplanować wszystko w niedzielę lub poniedziałek rano.
Poniedziałek:
8:00-9:30- stwórz ofertę
9:30-9:35 – przerwa
9:35-10:25 – napisz reklamę
10:25-10:30 przerwa.
Nie warto robić wszystkiego w tym samym czasie. Lepiej dokładnie opisać, co i kiedy zrobisz, krok po kroku. Następnie, mając plan, możesz przystąpić do realizacji.
Zauważ, że planuję także przerwy.
Polecam Ci pracę w blokach czasowych np. 60 minut pracujesz, 5 minut odpoczywasz. Nie pracuj bez przerwy. Przerwy podnoszą produktywność i efektywność. Nie jesteś w stanie utrzymać koncentracji przez cały dzień. Potrzebna jest przerwa i czas wolny.
Następnym elementem jest czas stracony.
Możesz planować wszystko, ale czasami coś się wysypie np. zaplanowałeś spotkanie, ale utknąłeś w korku.
Jeśli stoisz w korku, wykorzystaj czas stracony, żeby przesłuchać audiobooka. Jeśli czekasz u lekarza, zacznij czytać książkę. Zamieniaj czas stracony na produktywny. Swoją drogą w ten sposób przeczytałem wiele książek. Miej zawsze w samochodzie książkę, a w telefonie audiobooka (polecam Ci aplikację Storytel).
Ostatnio chciałem stracić parę kilogramów.
Postanowiłem, że w dni nietreningowe będę 1h spacerował. Włączałem więc audiobooka i nabijałem kroki. W tym samym czasie dbałem o zdrowie, zrealizowałem swój cel nadrzędny i zamieniałem czas nieproduktywny w produktywny. To świetny sposób, żeby lepiej wykorzystać swoją dobę i efektywnie zarządzać czasem.
Pamiętaj, że wiele rzeczy możesz planować. Możesz zaplanować pracę, przerwy, a później plan działania się rozsypie. Wtedy efektywne wykorzystanie czasu straconego jest kluczem do tego, żeby lepiej wykorzystać swój dzień.
Krok 3: Zastanów się, co kradnie Twój czas.
Żaden mistrz efektywnego zarządzania czasem nie potrafi być produkty przez cały czas. Wszyscy mamy pokusy, z którymi musimy walczyć. Każdy ma coś, przez co marnuje czas. Istnieją jednak pewne rozpraszacze, które występują u każdego.
Zauważ, że na mojej stronie nie ma telefonu do biura. Nie tracę czasu na rozmowy telefoniczne. Jest tylko e-mail. Biuro obsługi odpowiada 2 razy dziennie. Zaś pozostały czas mogą poświęcić na inne, ważniejsze zajęcia. Dodatkowo zauważyłem, że ludzie dużo zwięźlej się komunikują, gdy muszą pisać.
Dodatkowo maile nie idą bezpośrednio do mnie a do biura obsługi. Swoją drogą agent biura obsługi był pierwszą osobą, jaką zatrudniłem.
Wykonanie pewnych działań jest obowiązkiem każdej firmy. Każda firma wystawia faktury, odpowiada na pytania klientów, pomaga im korzystać z produktu itp. Jednak te zadania nie przynoszą pieniędzy.
Dlatego przerzuć wykonywanie tych zadań na innych ludzi. Agent biura obsługi nie zarabia jak prezes NBP. Co oznacza, że za niewielkie pieniądze możesz odzyskać stracony czas.
A co jeśli ktoś chce się skontaktować ze mną? Stosuję prostą metodę. Mniej maili = więcej czasu. Dlatego stosuję „zapory mailowe”. Kontakt ze mną jest bardzo trudny i maila ma tylko kilka osób. Jak za dużo piszą, to zmieniam adres. Dzięki temu mam praktycznie pustą skrzynkę mailową.
Krok 4: Najwięcej czasu kradną drobne rzeczy.
Kiedyś nagrałem film o tym, że koszę trawnik. Dzięki czemu zwiększam aktywność, słucham audiobooków i oszczędzam pieniądze. Ale to było kiedyś! Już tego nie robię. Nie koszę trawnika, nie sprzątam domu i zamawiam catering.
Mój czas jest na tyle cenny, że nie tracę go na nic niewarte czynności. Wiem, ile warta jest moja godzina. Dlatego lepiej zapłacić komuś, żeby wykonał te wszystkie czynności za mnie. Oczywiście, to zależy na jakim jesteś poziomie biznesu. Jednak uwolnienie czasu jest pierwszym krokiem, jeśli chcesz skalować biznes. Ponadto, mając więcej czasu na sprawy ważne, zyskujesz czas na życie prywatne.
Pomyśl tylko o tych wszystkich drobnych rzeczach, które robisz, a przez które tracisz czas: mycie naczyń, sprzątanie biura, pranie, prasowanie itp. Eliminuj niepotrzebne rzeczy i zajmij się tym, co przynosi pieniądze. To jest prawdziwie efektywne wykonywanie obowiązków i budowanie biznesu.
Kilka minut tu, kilka minut tam i z kilku minut robi się kilka godzin.
Dlatego najbardziej nasz czas kradną drobne zadania. Dlatego w swojej pracy staram się szukać tych działań które są drobne, a skumulowane kradną długie godziny.
Pamiętaj, że nie ma jednej, idealnej metody. Próbuj różnych rzeczy i optymalizuj swoje życie. Tak, aby odzyskiwać czas na rzeczy ważne.
Krok 5: Stań się esencjalistą.
Mniej znaczy lepiej.
Pracuję z klientami od 12 lat i śmiało mogę powiedzieć, że prawie wszyscy mają tendencję do rozpraszania podczas wykonywania obowiązków. Brak należytej koncentracji bywa nieodłącznym elementem działania nawet u ludzi, którzy zarabiają dużo. Jeśli wracasz wieczorem z biura i masz już dość, to coś robisz nie tak. Nie wszystko, co robisz ma sens.
Największym błędem jest próba łapania wszystkich srok za ogon.
Dam Ci przykład.
Wszyscy myślą, że jeśli będą popularni to zarobią dużo. Dlatego piszą bloga, nagrywają tik-toki, obsługują Instagrama, Facebooka itp.
Nie rób tego. Szczególnie na początku.
Ale chwileczkę…dlaczego piszę bloga i nagrywam Youtub’e?
Bo do realizacji swoich celów i listy zadań mam zespół ludzi, który mi pomaga i robi większość pracy za mnie.
Ktoś wyszuka mi temat na artykuł. Ktoś inny go poprawi, a jeszcze ktoś inny go wypozycjonuje.
Większość ludzi nie powinna robić tych wszystkich rzeczy. Techniki zarządzania mówią, że lepiej skupić się na 1 lejku sprzedażowym, na jednej ofercie i na jednej niszy. I to ma sens. Dopiero, gdy opanujesz sprzedaż i powiększysz zespół to możesz się skalować.
Niedawno oglądałem wywiad z Mike’em Tysonem. Jest bardzo popularny w mediach społecznościowych. Pisze kilka razy dziennie.
W wywiadzie, zapytany o swoje media społecznościowe, był zdziwiony. Nie miał pojęcia, w jakich jest serwisach i ile osób go śledzi. Ma zespół, który nimi zarządza.
Jeśli nie masz całego zespołu za sobą… nie rozpraszaj się. Stań się esencjalistą. Odkryj, co wpływa na Twoje wyniki. Co rzeczywiście robi różnice. Dzięki czemu stajesz się coraz większy. Następnie skup się tylko na tym. Pamiętaj, że wszędzie działa zasada Pareto.
20% z tego co robisz, daje 80% efektów.
Tymczasem większość influencerów skupia się na tym, co nie daje efektów. I błagam Cię. Nie pisz o tym, że Friz dużo zarabia. Friz jest wyjątkiem. To róża, która wyrosła z betonu. Większość influencerów ma problem ze sprzedażą kilku koszulek. Wiem, bo piszą do mnie właściciele popularnych kanałów i proszą o porady.
Żeby zachęcić do skupienia się przypomnę Ci historię Steve’a Jobsa.
Był taki moment w historii Apple, gdzie stali na skraju bankructwa. Firma miała pieniędzy na 30 dni. Działanie zarządu i rozpraszanie doprowadziło do tragedii. W tym samym czasie do Apple wrócił Steve Jobs. Tamtego dnia miał trudne zadanie. Musiał uratować Apple przed katastrofą. Co zrobił?
Nie użył żadnej skomplikowanej techniki zarządzania. Jego cele były proste: „W pierszej kolejności wyeliminujmy 80% produktów i 80% tego, co robimy. Skupmy się na tym, co przynosi największe pieniądze”.
Jego metoda była genialna. Przestano trwonić pieniądze. A te pieniądze które zostały, poszły na promocje produktów, które najlepiej zarabiały. Firma wróciła do podstawowej działalności. Wykonanie tak radykalnego posunięcia było trudne. Jednak się opłaciło. Firma stała się najbardziej dochodową spółką na świecie.
Krok 6: Ludzie nie mają problemów w biznesie. Mają problemy osobiste.
Istotą zarabiania jest wysoka produktywność. Jednak większość z nas nie potrafi osiągnąć ekstremalnej produktywności w dłuższym terminie. Tak samo jest z dietą. Tylko nieliczni mają 6packa przez cały rok. Reszta odpuści dietę po tygodniu.
Skąd o tym wiem? Bo byłem najbardziej nieproduktywną osobą, jaką znam.
Lubiłem imprezować w weekendy i przez połowę poniedziałku leczyłem kaca. Piłem codziennie od 4 do 8 piw. Jadłem kebaby i pizzę. Wypijałem wiadra kawy. Nie ruszałem się. Efekt? Byłem zmęczony, pozbawiony energii, sensu… i przytyłem ponad 32 kg!
Następnie rozwiązałem problemy w życiu codziennym.
I tym samym dochody mojej firmy wystrzeliły. Przestałem pić. Zacząłem trenować, medytować i ćwiczyć. Dziś jestem szczupły, silny i spokojny. Mam energii za dwóch.
Nawet nie wiesz, jak bardzo Twoje życie prywatne przekłada się na Twoje wyniki i efektywność w pracy. Chcesz lepiej zarządzać czasem? W pierwszej kolejności pomyśl o tym, jak rozwiązać swoje problemy w życiu osobistym.
Musisz być w stanie zapanować nad swoją ciemną stroną natury, jeśli chcesz wspiąć się wyżej na drodze do lepszego zarządzania sobą i swoim biznesem. Wykonanie porządków w życiu prywatnym jest trudniejsze niż myślisz. Ale to najbardziej wpłynie na Twój sukces.
Krok7: Priorytety.
Będziesz musiał nauczyć się, że nie wszystkie zadania są tak samo ważne i prowadzą do realizacji celów. Niektóre działania wręcz szkodzą naszej firmie i oddalają nas od postawionych celów. Należy je eliminować.
Sposobów, żeby zrealizować postawione cele, jest wiele. Ważne, aby ocenić co jest pilne, ważne, nieważne, bezwartościowe, a co możemy zrobić później (jak starczy czasu).
Skuteczne zarządzanie polega na zrozumieniu piramidy produktywności.
Podziel zadania na:
zadania, które nie mają żadnej wartości dla firmy (np. scrollowanie facebooka)
zadania, które musisz zrobić, ale nie zarabiają (cała administracja: faktury, odpisywanie na pytania klientów)
zadania, które dają pieniądze, gdy pracujesz (np. prowadzenie konsultacji, webinarów itp)
zadania, które nie dają pieniędzy gdy nad nimi pracujesz, ale zarabiają przez wiele lat (np. raz napisana książka daje Ci pieniądze przez lata).
W takim planowaniu jest istota zarządzania.
Patrz: 99% ludzi zaczyna swój dzień od zadań, które są nieważne, a jak starczy czasu to wykonują zadania, które przynoszą pieniądze w długim terminie.
Skuteczna metoda zarządzania i cała istota planowania polega na tym, żeby te ostatnie zadania były priorytetowe. Ich zrealizowanie decyduje o zysku firmy, więc to baza dla osiągnięcia sukcesu. Dlatego powinny być priorytetem. Zaś zadania szkodliwe są nieważne, niepilne i wręcz niepotrzebne. Powinny być wyeliminowane, żebyś mógł skupić się na realizowaniu najważniejszego zadania. Zarządzanie sobą w czasie to zatem podejmowanie decyzji i ustalanie konkretnych priorytetów w biznesie.
Krok 7: Spotkania.
Mam taką zasadę, że nie umawiam się na spotkania z klientami w świecie realnym. W całej swojej karierze tylko kilka razy pojechałem na spotkanie. I tylko dlatego, że pracowałem z klientem przez lata.
Spotkania są złodziejem czasu.
Spotkania zawsze się przeciągają.
Spotkania przez internet są bardziej produktywne od tych w świecie rzeczywistym.
Jeśli trzeba umówić się z klientami (czego nie polecam robić), najlepiej spotkanie przerzucić na pracownika.
Jak widzisz istotą zarządzania jest często unikanie lub eliminowanie zadań, których nie trzeba wykonać, żeby osiągnąć cel. Należy jednak uwolniony czas poświęcić na rzeczy ważniejsze.
Krok 8: Odpoczynek.
Czy wiesz, że mózg zużywa 20-25% naszej energii?
Żeby być produktywnym, należy szukać sposobów na lepszą regenerację.
Większość ludzi pracuje przez cały rok i odpoczywa 2 tygodnie na basenie w Egipcie. Niewolnik miał więcej wolnego.
Wakacje raz w roku nie wystarczą. Umiejętność zarządzania czasem to także zdolność do planowania efektywnego czasu wolnego, co później przekłada się na jakość realizacji zadań biznesowych.
Kiedy jesteś najbardziej produktywny? Zasada jest taka, żeby odpoczywać każdego dnia pracy. Znajdź czas na relaks i wyciszenie. Znajdź chociaż godzinę danego dnia, żeby odpocząć i się wyciszyć. Medytuj. Spędzaj więcej czasu na powietrzu. Może zrób sobie krótką drzemkę.
Mój kalendarz jest wypchany po brzegi. Nie pozwalam sobie na żadne straty czasu. Jednak codziennie znajduję czas na relaks i odpoczynek. Ciężko porzucić pracę. Pamiętaj, że jeśli masz czas na odpoczynek, to Twój dzień staje się bardziej produktywny, a Ty masz większą szansę na osiągnięcie sukcesu
Nawet krótka drzemka zresetuje Twój organizm. Będziesz znów świeży. Co pozwoli Ci wykonać trudniejsze zadania w drugiej części dania.
Ważne, żeby nie dopuszczać do przepracowania. Dlatego praca w blokach czasowych jest tak efektywna. Należy po ok. 60 minutach zrobić sobie chwilę przerwy. Wstać, odejść do komputera i dać oczom odpocząć.
Pamiętaj, aby przerwa zbyt mocno się nie wydłużała. Pilnuj czasu.
PODSUMOWANIE:
Niektórzy stosują macierz Eisenhowera. Czyli dzielą zadania na pilne i ważne, niepilne i ważne, nieważne i pilne i niepilne i nieważne, by zaplanować swój czas, stworzyć listy zadań i zbudować efektywne zarządzanie sobą podczas realizacji celów i obowiązków.
Mówiąc prościej:
- ważne i pilne robisz w pierwszej kolejności
- ważne i niepilne planujesz
- nieważne i pilne delegujesz
- a nieważne i niepilne ograniczasz.
Na pewna ta metoda jest skuteczna, ale z doświadczenia wiem, że zarządzanie polega na znalezieniu czegoś, co działa dla Ciebie. Naszym celem jest zrobienie najważniejszych zadań i wyeliminowanie tych, które nic nie wnoszą. Metody, które opisałem wyższej, sprawdzają się dla mnie. Potrafię w tym samym czasie zrobić więcej.
Największym game changerem było stworzenie listy czynności, które chcę zrobić i planowanie kalendarza. Takie podejście i zarządzanie dało mi najwięcej.
Próbowałem wszystkiego. Kupowałem programy do efektywnego zarządzania czasem. Miałem setki planerów, w których tworzyłem swój plan dnia. Wszystko miało prowadzić do realizacji celów. Ostatecznie z większości działań zrezygnowałem.
Wydaje mi się, że każda metoda jest dobra, ale nie każda jest dla każdego. Szukaj czegoś, co działa dla Ciebie.
Zobaczysz po sobie, że co jest dobre dla mnie, nie musi być dobre dla Ciebie. Z czasem znajdziesz to coś, co pozwoli Ci najlepiej zarządzać sobą w czasie.
Kiedyś byłem zwolennikiem pracy z budzikiem kuchennym. Dziś wyrzuciłbym go przez okno.
Pamiętaj, że naszym zadaniem nie jest samo zarządzanie, a doprowadzenie do realizacji jak największej ilości zadań.
Polecam Ci na zakończenie moje wideo